Vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon voor de leden van KNBB Friesland is: Jeroen Bos

---

 

Functieprofiel en werkwijze vertrouwenspersoon vereniging (vcp-v)

Vertrouwenscontactpersoon vereniging (VCP-V)

INHOUD FUNCTIE

Algemene taakomschrijving en rol context

De VCP-V vervult binnen de vereniging de rol van laagdrempelig aanspreekpunt en eerste opvang van signalen van grensoverschrijdend gedrag.

De VCP-V hoort aan en verwijst door, maar is niet verantwoordelijk voor de oplossing of opvolging van een situatie of een signaal.

Daarnaast heeft de VCP-V binnen de vereniging de taak het bestuur te ondersteunen met het ontwikkelen en borgen van preventief beleid om grensoverschrijdend gedrag en andere integriteitsschendingen te voorkomen. Ook fungeert de VCP-V als aanjager en borger van de sociale veiligheid. De VCP-V adviseert het bestuur gevraagd en ongevraagd over sociale veiligheid. Bijvoorbeeld rondom de sfeer, cultuur, veilig sportklimaat en integriteitsissues, en geeft zo mogelijk suggesties ter verbetering aan of denkt daarover mee.

Kaders

• de VCP-V wordt door het bestuur voor (bepaalde) tijd in functie aangesteld. Het bestuur informeert de leden hierover;
• het bestuur stelt een portefeuillehouder Sociale Veiligheid aan. Deze persoon is het aanspreekpunt voor de VCP-V en fungeert als beleidsverantwoordelijke voor het borgen van sociale veiligheid in de sportomgeving;
• de VCP-V toont aan het bestuur een VOG (verklaring omtrent gedrag) en herhaalt dit minimaal iedere 3 jaar;

• de VCP-V heeft het vertrouwen van en is een gelijkwaardige gesprekspartner voor het bestuur;
• de VCP-V zorgt er samen met het bestuur voor dat de rol, taken, positie en verantwoordelijkheden van de VCP-V bij alle leden van de vereniging bekend zijn;
• de VCP-V is bereikbaar en zichtbaar voor alle leden;
• de VCP-V heeft de opleiding voor Vertrouwenscontactpersoon bij NOC*NSF gevolgd.

Onpartijdig

De functie van VCP-V kan niet worden gecombineerd met een andere kaderfunctie binnen de vereniging, zoals bestuurder of trainer-coach, óf met een positie buiten de vereniging met invloed of belang, zoals een sponsor. Indien een VCP-V ook werkzaam is in een beroepsgroep met eigen beroepscodes, zoals een arts of politieagent, dient door het bestuur een gesprek gevoerd te worden met de betrokken VCP-V, over de wenselijkheid en het mogelijke belangenconflict wat kan ontstaan bij uitvoering van de VCP-functie.

Verantwoordelijkheid bestuur

Beleidsontwikkeling, -uitvoering en preventie, en het adequaat opvolgen van signalen is primair de verantwoordelijkheid van het bestuur. De VCP-V denkt proactief mee, maar heeft hierin geen verantwoordelijkheid. Alleen een ondersteunende rol.

Het bestuur kan er voor kiezen de uitvoering van de preventietaken te delegeren aan de VCP-V,  aan een door het bestuur ingestelde commissie sociale veiligheid, of over te dragen aan een derde persoon.

Randvoorwaarden

Houding en gedrag

• sociaal en oprecht; stelt zich neutraal en onafhankelijk op;
• is integer en discreet en heeft een evenwichtige persoonlijkheid;
• heeft affiniteit met sociale veiligheid in de sportomgeving en is gemotiveerd daaraan een bijdrage te leveren.

Vaardigheden

• beschikt over gespreksvaardigheden die aangepast kunnen worden aan de gesprekspartner zoals de persoon die een signaal afgeeft, de vereniging, sportbond of het Centrum Veilige Sport Nederland (CVSN);
• weet zorgvuldig om te gaan met vertrouwelijke informatie;
• kan het bestuur meenemen in en overtuigen van het belang van de preventieve maatregelen die genomen moeten worden en/of de stappen op het gebied van sociale veiligheid die gezet moeten worden;
• heeft en onderhoudt contact met het lokale (sport)netwerk op het gebied van sociale veiligheid, zoals de Integriteitsmanager (IM) en de overige medewerkers bij de sportbond die zich bezig houden met integriteit, gemeente en andere verenigingen en kan dit waar nodig inzetten/ontsluiten ten behoeve van de vereniging;
• is alert op signalen over grensoverschrijdend gedrag en andere mogelijke integriteitsschendingen.

Kennis en kunde

• heeft kennis over wat sociale veiligheid in de sportomgeving inhoudt en kan dat uitdragen;
• heeft de door NOC*NSF aangeboden opleiding voor VCP-V gevolgd en onderhoudt kennis en kunde door deel te nemen aan terugkomdagen, bijscholing, intervisie, webinars en andere trainingen en zich proactief te verdiepen in thema’s rondom sociale veiligheid;
• is op de hoogte van de meld-, doorverwijs- en ondersteuningsmogelijkheden en preventieve mogelijkheden in de sport;
• is bekend met de basisprincipes van het sporttuchtrecht;
• heeft kennis van de interne organisatiestructuur en cultuur van de vereniging;
• kent de verschillen in rollen en verantwoordelijkheid van een VCP-V, de IM en de overige medewerkers bij de sportbond die zich bezig houden met integriteit, een formele vertrouwenspersoon (VP) en de casemanagers (CM) bij het CVSN.

Opleiding

• VCP-V opleiding (https://sportopleidingen.nl/opleidingen/1069-vertrouwenscontactpersoon)
• Terugkomdag voor VCP-V (https://sportopleidingen.nl/opleidingen/1068-terugkomdag-vertrouwenscontactpersoon)

WERKWIJZE

1. Eerste opvang/aanspreekpunt

De VCP-V verzorgt de eerste opvang bij signalen betreffende vermeend grensoverschrijdend gedrag en andere integriteitsschendingen op de vereniging voor zowel slachtoffers, beschuldigden als overige betrokkenen. Het kan gaan om een verhaal over diegene zelf of over een derde.

• de VCP-V gaat zorgvuldig om met de informatie uit de gesprekken (zie voor uitleg onder punt Vertrouwelijkheid) en heeft kennis van de meldprocedures binnen de georganiseerde sport en de verwijzingsnetwerken binnen en buiten de sport;
• de VCP-V kan bij vragen of twijfels over doorverwijzing over een signaal op hoofdlijnen anoniem sparren met het meldpunt van de sportbond of CVSN en om advies vragen; Daarbij geldt dat:
• de sportbond een meldpunt is dat werkt vanuit hun verantwoordelijkheid voor het belang van de leden. De sportbond kan geen vertrouwelijkheid garanderen;
• het CVSN een meldpunt is dat werkt vanuit het maatschappelijk belang voor een veilige sport. CVSN kan geen vertrouwelijkheid garanderen.
• de VCP-V informeert de persoon voordat het gesprek inhoudelijk wordt over het volgende:
• de VCP-V garandeert vooraf nooit anonimiteit of geheimhouding en moet informatie herleidbaar kunnen delen indien er sprake is van een situatie die gevaar oplevert voor de persoon zelf of voor derden. Zie voor verdere uitwerking onder punt Vertrouwelijkheid;
• de VCP-V is geen formeel meldpunt of klachtenafhandelingspunt in de sport. Het is een laagdrempelig aanspreekpunt met kennis over de meldprocedures binnen de georganiseerde sport en de verwijzingsnetwerken binnen en buiten de sport. De persoon in kwestie moet zelf op de juiste plek (bij bestuur van de vereniging, de sportbond, CVSN of aanklager etc.) een melding doen of klacht indienen. De VCP-V kan dat niet doen;
• Voor vertrouwelijk advies kan contact worden opgenomen met een vertrouwenspersoon (VP). Dat kan via de sportbond of op doorverwijzing via CVSN.
• met het aanspreken van de VCP-V wordt niet voldaan aan een eventuele meldplicht die geldt bij bepaalde vermoedens van integriteitsschendingen;
• de VCP-V luistert goed en stelt (onbevooroordeeld) verduidelijkende vragen om het probleem, wens of vraag en reeds ondernomen stappen inzichtelijk te krijgen. Dit is uitsluitend om diegene te kunnen voorzien van de juiste informatie en om te beoordelen wat de aard of ernst is.

De VCP-V is niet gericht op waarheidsvinding. Doorvragen naar details over de gebeurtenis kan schadelijk zijn: 1.       melder moet het verhaal meerdere keren vertellen (herhaald slachtofferschap). 2.       het onderzoek kan vervuild worden doordat niet de juiste vragen worden gesteld. 3.       VCP kan persoonlijk te betrokken worden.

2. Doorverwijzen

De VCP-V verwijst door, maar is niet verantwoordelijk voor de opvolging of oplossing rondom signalen. De VCP-V speelt geen rol bij nader onderzoek en heeft geen inhoudelijke taken bij een eventueel tuchtrechtelijk of strafrechtelijke opvolging.

• de VCP-V verwijst in spoedeisende situaties (bv bij seksueel misbruik of ernstig geweld) direct door naar politie en/of Centrum Seksueel Geweld voor acute opvang van het slachtoffer;
• bij signalen, waarvan de afzender niet bekend is, eigen waarnemingen of geruchten over vermoedens van grensoverschrijdend gedrag, licht de VCP-V zelf proactief het bestuur in;
• de VCP-V wijst indien van toepassing een bestuurder of begeleider op de meldplicht bij het vermoeden van seksuele intimidatie.

 2a. Vervolgstappen en verslaglegging

De VCP-V bespreekt met de persoon de volgende vervolgopties:

1. persoon doet zelf een melding bij het bestuur van de vereniging, sportbond of CVSN. (Indien dit anoniem gebeurt, is een bestuur zeer beperkt in de opvolgingsmogelijkheden).

De persoon kan optioneel het meldformulier gebruiken als basis voor een melding aan bestuur, sportbond of CVSN. De persoon stelt dan zelf de melding op, de VCP-V kan de melder hiermee ondersteunen en leest mee;

2. opvolging van de inhoud van het gesprek is niet gewenst/noodzakelijk, vanuit wens van de persoon of door gebrek aan urgentie/noodzaak.

De VCP voert geen schaduwadministratie (behalve onderstaande overzichtsformulier voor jaarcijfers).

De VCP-V rapporteert jaarlijks geanonimiseerd aan het bestuur over het aantal gesprekken dat gevoerd is, en over algemene trends, ontwikkelingen en mogelijke risico’s binnen de vereniging en stelt indien en waar mogelijk verbeteringen voor. De VCP-V kan hiervoor het overzichtsformulier gebruiken.

3. Preventie

De VCP-V werkt in afstemming met de bestuurder met de portefeuille sociale veiligheid aan continue preventie op de vereniging door middel van preventief beleid, het organiseren van bijeenkomsten over sociale veiligheid, het agenderen van het thema, kennisdeling en leden actief te informeren over de VCP-V rol. Daarnaast:

• draagt de VCP-V bij aan regelmatige communicatie over sociale veiligheid binnen de vereniging, waaronder het stimuleren van een open dialoog;

• adviseert de VCP-V het bestuur t.a.v. ontwikkeling en borging van het beleid op het gebied van sociale veiligheid;
• stimuleert de VCP-V de basiseisen sociale veiligheid (‘de 4 V’s’);
• adviseert de VCP-V het bestuur over voorlichting, screening (VOG), binding niet-leden (VOT) en andere geldende reglementen en gedragscodes in de sport voor sporters, begeleiders, trainer-coaches en (eventueel) opdrachtnemers en zzp’ers die voor de vereniging werken.

 Vertrouwelijkheid

In de gesprekken met de VCP-V wordt zorgvuldig omgegaan met informatie. De gesprekken zijn in principe vertrouwelijk. Met vertrouwelijk wordt bedoeld: ‘onder geheimhouding van de gedeelde informatie, waarbij geheimhouding alleen doorbroken kan worden vanwege een conflict van plichten of in uiterste gewetensnood’. Dit betekent dat de VCP-V vooraf nooit anonimiteit of geheimhouding kan garanderen en zal informatie herleidbaar met derden moeten kunnen delen indien er sprake is van:

• spoedeisende situaties die vereisen dat de politie direct gebeld moet worden of medische hulp benodigd is;
• als de persoon zelf in gevaar verkeert en niet kan/durft te handelen voor de eigen veiligheid;
• het niet-opheffen van de vertrouwelijkheid voor derden schade of gevaar kan opleveren en dit kan worden voorkomen;
• vanwege de Nederlandse wet die in bepaalde gevallen verplicht aangifte te doen, indien de persoon kennis draagt van een ernstig strafbare feit, zoals bijvoorbeeld misdrijven tegen het leven gericht, verkrachting of mensenroof;
• als de VCP-V hoge psychische druk ervaart door conflict van plichten of in uiterste gewetensnood geraakt door het hebben van wetenschap;

In deze situaties kan de VCP-V wél besluiten deze vertrouwelijkheid op te heffen. In dat geval geldt het volgende:

• voor de zorgvuldigheid dient te allen tijde consultatie, op hoofdlijnen en anoniem, met het meldpunt van de sportbond of CVSN te hebben plaatsgevonden voordat VCP-V het besluit neemt de vertrouwelijkheid op te heffen. Uitzondering hierop zijn noodgevallen, waar direct actie op genomen moet worden (bv. direct levensgevaar);
• de VCP-V, mogelijk in samenwerking met het meldpunt van de sportbond, legt de persoon uit waarom de vertrouwelijkheid opgeheven moet worden en wat de mogelijke gevolgen zijn. Aan de persoon wordt ter overweging gegeven om te (her)overwegen zelf een melding te doen. Waar nodig wordt verwezen naar relevante hulpverlening.